برگزاری جلسات , برگزاری جلسه , برگزاری جلسات رسمی و کاری : اگر از دسته افرادی باشید که برای اولین بار قصد داشته باشید به جلسه ی بروید قطعا باید در مورد آن اطلاعاتی داشته باشید تا بتوانید موفق باشید. پیش از هر چیزی باید تعریفی دقیق از جلسه داشته باشیم و همچنین در مورد قانون های جلسه اطلاع داشته باشیم. در ادامه این مطلب به تشریح این جلسه ها و قانون جلسه پرداخته ایم.با گروه تشریفاتی شب آرا نور همراه باشید….
برگزاری جلسات
فهرست مطالب [نمایش فهرست]
برگزاری جلسه چیست ؟
جلسه یک نوع گردهمایی می باشد که در آن 2 یا چند نفر حضور دارند و تلاش می کنند تا به هدفی برسند.می توان اینگونه گفت که جلسه برای رسیدن به اهداف مهم تشکیل می شود.به دلیل اینکه در جلسه ها تصمیم های مهم و روش های اساسی تعیین می شود می توان جلسه را بسیار مهم و با تاثیر به شمار آورد.در هر سازمانی جلسه های مختلفی را برگزار می کند که می توان به موارد زیر اشاره کرد:
برگزاری جلسات تصمیم گیری
این نمونه جلسه ها به جلسه های گفته می شود که قصد دارند در مورد موضوعی تصمیم گیری صورت بگیرد.حال ممکن است این تصمیم بزرگ یا کوچک باشد در هر صورت باید به بهترین شکل اینکار انجام گردد.
در جلسه های که تصمیم گیری صورت می گیرد نباید هیچ فردی تحت فشار باشد و باید نظرات خود را با اختیار خویش بیان کند .پیش از اینکه جلسه ی تصمیم گیری انجام شود باید اطمینان داشت که تمامی افرادی از چگونگی تصمیم گیری آگاه هستند.
برگزاری جلسات حل موضوع
در هر سازمانی ممکن است مسائل و ابهام های مطرح باشد که نیاز باشد برای حل آنها جلسه های برگزار شود.در این جلسه ها بسیار مهم است که تغییری در وضعیت موجود ایجاد گردد و تا زمانی که این تغییر حاصل نشود مشکل برپا خواهد بود.
برگزاری جلسات اطلاع رسانی و گزارش
برخی از مدیران جلسه های را برگزار می کنند که در آن گزارش کار از کارکنان شان دریافت می کنند و اینکار را برای جلب اعتماد و اطمینان یافتن از انجام کارهایشان انجام میدهند . در هر شرکتی مبادله ی اطلاعات بسیار مهم است و همین موضوع سبب می شود که این جلسه ها بسیار حائز اهمیت باشند.کارکنان در چنین جلسه های می توانند مشکلات خود را مطرح کنند و در مورد آن با مدیران به گفتگو بپردازند و در نهایت سبب بهتر شدن فرآیندهای شرکت یا سازمان میشود.
برگزاری جلسات فکر
جلساتی هستند که با عنوان جلسات فکر یا اتاق فکر مطرح می باشند.این جلسه ها را می توان ابزاری دانست که سبب ایجاد خلاقیت و حل مساله در سازمان ها می شوند. در این جلسه ها افراد می توانند بدون داشتن تنش های رسمی اداره به روش های خلاقانه ، تهیه و تدوین پیشنهادهای سازنده بپردازند.با برگزاری این جلسات می تواند از یکنواختی در سازمان ها و اداره ها جلوگیری کرد.
برگزاری جلسات کاری
برگزاری جلسات ارزیابی یا جلسات بازخورد
در این جلسه های که در سازمان ها تشکیل می شوند افراد می توانند پیشنهادات و اظهار نظر خود را بیان کنند و در واقع نسبت به جلسه های گزارش دهی می تواند پویایی بیشتری داشته باشد. می توان اینگونه گفت که به دلیل اینکه افراد در چنین جلسه های می توانند مشارکت های لازم را داشته باشند پس بیشتر قابل تاثیر و ارزشمند می باشند. لازم است بدانید که این جلسه ها به صورت برنامه ریزی شده و همچنین سازمان یافته برگزار می شوند.
برگزاری جلسات آموزشی و جلسه های توجیهی
جلسه های آموزشی به جلساتی گفته می شود که در آن ها افراد تحت آموزش قرار می گیرند به عبارتی می توانیم این گونه بگوییم که حضور افراد در چنین جلسه های مانند حضور در کلاس درس است.
همانطور که از نام جلسه های توجیهی مشخص است به جلساتی گفته می شود که در آن افراد را برای انجام یک کار یا فعالیتی توجیح می کنند.
برگزاری جلسات رفع مشکلات
گاهی یک مشکلی در سازمانی به وجود می آید که نیاز برای رفع آن مشکل جلسه ی تشکیل شود و نتیجه ی که از جلسه حاصل می شود ،اجرا می گردد.
برگزاری جلسات ترکیبی
این جلسه ها شامل ترکیبی از انواع جلسه ها می باشد.بهتر است که در چنین جلسه های زمان بندی های مشخصی صورت بگیرد و در هر بخش از زمان به جلسه ی خاص پرداخته شود.
برگزاری جلسات از دید شرکت کنندگان
اگر بخواهیم برگزاری جلسات کاری و غیر کاری را از دید شرکت کنندگان تقسیم بندی کنیم می توانیم به جلسات درون سازمانی و جلسات برون سازمانی اشاره نماییم.
جلسات درون سازمان :
افرادی که در این جلسه ها هستند جز افراد آن سازمان یا اداره می باشند.
جلسات برون سازمانی :
در چنین جلساتی برخی از افرادی که حضور دارند جز کارمندان، مشاوران سازمان، مدیران سازمان نیستند.
برگزاری جلسات رسمی
اعضای تشکیل دهنده جلسات و وظایف آنها
در هر جلسه ی که تشکیل می شود افرادی مختلفی مانند رئیس جلسه، دبیر و اعضای جلسه حضور دارند که هر کدام از آنها خود وظیفه ی داشته اند. رئیس جلسه و دبیر جلسه وظیفه مسئولیت اجرایی و همچنین اداره جلسه را برعهده داشته اند.
1) رئیس جلسه
رئیس جلسه موظف است که علاوه بر اینکه جلسه را مدیریت و هدایت کند ، اجازه ندهد که جلسه از مسیر اصلی خود منحرف گردد و باید برای اعضای جلسه زمانی را مشخص کند تا همفکری و مشورت های لازم صورت بگیرد.اگر قرار بر این باشد که یک تصمیمی بر اساس نظرسنجی صورت بگیرد مدیر هم مثل دیگر افراد جلسه تنها یک حق رای داشته است ولی اگر نظر های موافق و مخالف یکسان باشند ، ملاک اینکه آن تصمیم اجرا شود یا اجرا نشود به رائ مدیر( ارزیابی می شود که مدیر رای موافق داشته است یا مخالف) بستگی داشته است.
2) دبیر جلسه
دبیر جلسه از افرادی است که در برگزاری جلسه نقش مهمی داشته است و البته در پیگیری های قبل و بعد از جلسه نیز بسیار حائز اهمیت می باشد. پیشنهاد می شود که دبیرجلسه فرم را برای خود داشته باشد که وظایفش در آن ثبت شده باشد تا بتواند به خوبی برای انجام آنها اقدام نماید.
وظایف دبیر جلسه
می توانیم این گونه بگوییم که دبیر جلسه وظایفی از قبیل
- تهیه دعوت نامه و ارسال دعوت نامه برای اعضای جلسه
- ایجاد ارتباط و تعامل با اعضای جلسه در جهت آمادگی آنها برای حضور در جلسه
- انجام هماهنگی های لازم برای مکان جلسه
- نظارت بر مکان جلسه
- تهیه وسایلی که مورد نیاز جلسه است
- انجام زمان بندی های مسائل در دستور جلسه ها
- اولویت بندی مسائلی که قرار است در جلسه مطرح گردد
- تنظیم نمودن صورت جلسه و دریافت امضاهای آن
- ارسال نمودن صورت جلسه برای اعضا
- پیگیری نمودن نتیجه جلسه
- بایگانی نمودن سوابق
- اعمال و اعلام نمودن تغییرات جلسه
را شامل می شود.
همانطور که در موارد فوق بیان کرده ایم یکی از مهم ترین وظایف دبیر جلسه این است که تغییراتی را که در جلسه مشخص شده اعمال و اعلام نماید.در این باره باید اینگونه گفت که هر گونه تغییری که در جلسه ، زمان ، برنامه ها ، دستور جلسه ایجاد شود باید توسط دبیر جلسه به دعوت شدگان اعلام گردد.
دبیر جلسه باید برای اینکه بتواند وظایف خود را انجام دهد در جلسه حضور داشته باشد و بهتر است جز افرادی نباشد که در نظر سنجی ها شرکت می کند تا اختلالی در وظایف او به وجود نیاید. زیرا ممکن است با حضور در چنین فرآیندهای نتواند صورت جلسه را بخوبی بنوسند و یا نظرات خود را در آن تحمیل کند.
اجاره باغ برای عروسی
برگزاری جشن تولد
برگزاری مراسم
برگزاری مراسم عروسی
تشریفات لاکچری
تشریفات لوکس
تشریفات عروسی
تشریفات مجالس
خدمات مجالس
نویسنده : شب آرا نور
برچسب‌ها :